1. Article 1 – Dénomination – Siège Social – fondateurs
1.1. L’Association est dénommée « Association familiale Gillès de Pélichy et de Gillès ».
Dans tous documents écrits émanant de la société, la dénomination sociale doit être précédée ou suivie immédiatement de la mention « association sans but lucratif » ou des initiales « ASBL », ainsi que le siège social.
1.2. Le siège social se situe à 8730 Oedelem, Ruwe Schuurstraat 3, arrondissement judiciaire de Bruges. Ce siège pouvant néanmoins être déplacé en tout autre commune du territoire belge par simple décision du Conseil d’Administration.
2. Article 2 – Objet
L’Association a pour objet : le maintien et le resserrement des liens familiaux, le développement des valeurs religieuses, morales et civiques chez ses membres ; le rassemblement, la conservation ainsi que l’étude des archives, des oeuvres d’art, et, en général, de tous les documents et objets qui présentent un intérêt à la famille ou à l’un de ses membres.
L’association a également comme objet le maintien de son patrimoine par la gestion de bon père de famille.
3. Article 3 – Durée
La société est constituée pour une durée illimitée.
Elle peut être dissoute par décision de l’Assemblée Générale, sous réserve des stipulations mentionnées dans l’article 16 des statuts.
4. Article 4. Affiliation
4.1. Le nombre des membres, de cinq au minimum, est illimité.
La société existe de membres effectifs et de membres d’honneur.
La plénitude de l’affiliation avec droit de vote et l’accès à l’Assemblée Générale appartient aux membres effectifs, mentionné comme « membre » ou « membres ».
Les membres-candidats peuvent assister aux réunions, cependant sans droit de vote, sans droit de regard dans la comptabilité.
Les membres d’honneur ne bénéficient pas du droit de vote.
4.2. Le Conseil d’Administration conservera un registre des membres au siège social; il concerne seulement les membres effectifs.
4.3. La qualité de membre effectif de l’association peut être acquise aux conditions suivantes :
a) avoir la majorité légale
b) être porteur du nom Gillès de Pélichy ou de Gillès et être descendant légitime ou adoptif, masculin ou féminin des époux Josse Gillès – Catherine Houart, et ce uniquement dans la ligne masculine.
L’épouse ainsi que la veuve non remariée d’un membre effectif peuvent également acquérir la qualité de membre effectif.
c) en avoir fait la demande au Conseil d’Administration, dont la décision devra être ratifiée par un vote de l’Assemblée Générale.
En cas de non-démission, le candidat ne pourra se représenter avant cinq années.
d) avoir apposée sa signature au registre de l’Association, signature constatant son adhésion sans réserve aux statuts.
4.4. La qualité de membre d’honneur de l’Association peut être acquise aux conditions suivantes :
a) avoir la majorité légale
b) être descendant légitime ou adoptif, masculin ou féminin, des époux Josse Gillès – Catherine Houart, ou avoir été marié à un membre effectif de l’association.
c) en avoir fait la demande au Conseil d’Administration, dont la décision devra être ratifiée par un vote de l’Assemblée Générale.
d) avoir apposé sa signature au registre des membres d’honneur de l’association, signature constatant son adhésion sans réserve aux statuts.
4.5. La qualité de membre se perd :
a) par exclusion
b) par démission adressée par lettre recommandée au Président du Conseil d’Administration
5. Article 5 – Exclusion – démission – retirement – décès
5.1. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d’Administration, à la majorité des deux tiers des voix des membres effectifs, selon la procédure du vote secret. Il n’y a pas de conditions de quorum.
La raison de l’exclusion ne peut jamais se rapporter aux conditions statutaires de l’affiliation, vue l’adhésion sans réserve aux statuts et au règlement de l’Association, à condition que chaque membre respecte et continue à respecter les conditions de l’affiliation cumulative.
Les droits de la défense du membre visé doivent être respectés. Le Conseil d’Administration doit d’abord écouter la motivation du membre et donner des conseils.
Il est nécessaire que le Conseil d’Administration soumette le membre à un interrogatoire préliminaire afin de procurer des conseils détaillés et motivés à l’Assemblée Générale.
L’exclusion a un effet immédiat et doit être communiqué à l’intéressé par lettre recommandée.
5.2. Les membres peuvent toujours se retirer de l’Association moyennant un préavis de trois mois adressé au Président par lettre recommandée et accord du Conseil d’Administration.
5.3. L’adhésion prend immédiatement fin lors du décès d’un membre.
5.4. Ni le membre démissionnant, ni le membre retirant, ni le membre excluant, ni les ayants droit des membres décédés, peut revendiquer ni les fonds propres, ni les contributions de l’Association, et ne peuvent jamais exiger une restitution ou rémunération pour les cotisations payées.
6. Article 6 – Composition
6.1. L’Assemblée Générale est composée de tous les membres effectifs et se réunit obligatoirement une fois par an dans le courant du mois de mars.
6.2. Les membres effectifs sont présents dans leur propre personne ou lors de la procuration écrite en vigueur pour une réunion en tant que représentant d’un autre membre.
6.3. Chaque membre effectif peut représenter seulement un donneur de procuration.
6.4. Le donneur de procuration est compté présemment que pour le traitement et la décision concernant le sujet ou les points dans la procuration mentionnée.
6.5. Tous les membres effectifs de l’Association ont un droit de vote égal dans l’Assemblée Générale et chaque membre ne dispose que d’un seul vote.
6.6. Ne peuvent participer aux délibérations de l’Assemblée Générale que les associés qui ont régulièrement payé leur cotisation ou qui ont, au préalable, apuré les arriérés de celle-ci.
7. Article 7 – Fonctionnement
7.1. L’Assemblée Générale est revêtue de tous pouvoirs légaux qui lui ont été accordés explicitement par la loi du 2 mai 2002.
Les attributions réservées à l’Assemblée Générale sont les suivantes :
1° la modification des statuts ;
2° la nomination et la révocation des administrateurs ;
3° la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération dans le cas où une rémunération leur est attribuée ;
4° le décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires ;
5° l’approbation des budgets et des comptes ;
6° la dissolution de l’Association ;
7° l’exclusion d’un membre ;
8° la transformation de l’Association en société à finalité sociale ;
9° tous les actes où les statuts l’exigent
7.2. Le Conseil d’Administration rédige l’ordre du jour – signé par le Président ou le Secrétaire – et convoque l’Assemblée Générale quand l’intérêt de l’Association l’exige. La convocation doit comporter un ordre du jour. Chaque proposition signée par 1/5 des membres actifs est placée à l’ordre du jour.
7.3. Une Assemblée Générale ordinaire peut-être convoquée en tout temps par le Conseil d’Administration. Elle doit être convoquée par le Conseil d’Administration dans le mois, lorsqu’un cinquième des membres en fait la demande.
7.4. La lettre circulaire contenant l’ordre du jour, l’endroit, la date et l’heure de la réunion est fait parvenir à chaque membre au moins huit jours avant la date de la réunion.
7.5. L’Assemblée Générale est présidée par le Président du Conseil d’Administration ou, à son défaut, par un autre administrateur à désigner par l’Assemblée Générale.
8. Article 8 – Le processus décisionnel
8.1. L’Assemblée Générale est en nombre suffisant pour voter quelque soit le nombre de membres présents, sauf les exceptions prévues par la Loi.
8.2. Le vote au sujet des personnes est secret. L’Assemblée Générale peut déterminer les modalités de voix et peut indiquer un ou plusieurs intendants.
8.3. En cas de parité des voix ou lors des voix égales, la voix du Président de l’Assemblée Générale est généralement déterminante.
8.4. Les membres présents, les membres qui n’ont pas voté ou voté contre ou les membres absents sont tenus par les résolutions de l’Assemblée Générale.
8.5. Les décisions de l’Assemblée Générale comportant modifications aux statuts, exclusion d’associé ou dissolution volontaire de l’Association, ne sont prises que moyennant les conditions spéciales de présence de majorité et éventuellement d’homologation judiciaire à ce régulièrement requises par les articles de la loi du 2 mai 2002.
9. Article 9 – Procès-verbaux – Registre
9.1. Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre spécial et signées par le Président et le Secrétaire ainsi que par les membres qui ont assisté à la séance et qui en feraient la demande.
9.2. Ce registre est conservé au siège de l’Association où tous les intéressés pourront en prendre connaissance mais sans déplacement des registres. Si les intéressés ne sont pas des associés mais justifient de leur intérêt légitime, cette communication est subordonnée à l’autorisation écrite du Président du Conseil d’Administration.
10. Article 10. Composition
10.1. L’Assemblée Générale nomme parmi ses membres effectifs les membres du Conseil d’Administration qui sont mentionnés ensuite en tant que administrateur.
10.2. L’Association est administrée par un Conseil composé de trois membres effectifs au moins. Dans le cas où l’a.s.b.l. compte seulement trois membres, le Conseil d’Administration ne peut consister que de deux personnes. Le nombre de membres dans le Conseil d’Administration doit être toujours plus bas que les membres de l’Assemblée Générale.
10.3. Les administrateurs sont nommés pour trois ans par l’Assemblée Générale et en tout temps révocables par elle. Ils sont rééligibles, mais à défaut du renouvellement des mandats à l’expiration de délai prévu, les administrateurs continuent leur mandat jusqu’au moment où il sera pourvu à leur déplacement.
10.4. Le licenciement d’un administrateur est mentionné dans les articles 5 et 7.1. de ces statuts.
10.5. La révocation d’un administrateur est mentionnée dans les articles 5 et 7.1. de ces statuts.
11. Article 11. Fonctionnement
11.1. Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier. Ces deux dernières fonctions pouvant être cumulées. Le Président, avec le Secrétaire ou deux Administrateurs, convoque le Conseil d’Administration et préside la réunion. Si le Président est empêché, la réunion est présidée par son substitut qu’il peut lui- même indiquer.
11.2. Le Conseil d’Administration ne peut délibérer et statuer valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. Toute décision du Conseil est prise à la majorité absolue des votants. En cas de partage, la voix de celui qui préside la réunion du Conseil est prépondérante.
11.3. Les délibérations du Conseil d’Administration sont consignées dans un registre de procès-verbaux, signés par les membres présents à la délibération et aux votes; le registre étant tenu par le Secrétaire.
12. Article 12. Les compétences
12.1. Tous les actes engageant l’Association autres que ceux de la gestion journalière, tous pouvoirs et procurations, toutes révocations d’agents, employés ou salariés de l’Association sont signés, soit par deux administrateurs, lesquels n’ont pas à justifier à l’égard des tiers d’une décision préalable du Conseil d’Administration, soit par un administrateur en vertu d’une délégation spéciale du Conseil d’Administration.
12.2. Le Conseil d’Administration a tous les pouvoirs pour faire les actes d’administration et de disposition qui intéressent l’Association en rentrent dans son objet, aux termes de l’article 2 ci-dessus. Il peut entre autre recevoir toutes sommes et valeurs, conclure tous marchés et contrats, prendre ou donner à bail, ou sous-louer, même pour plus de neuf ans, acquérir, aliéner ou échanger tous biens meubles ou immeubles nécessaires pour réaliser l’objet social; après obtention des autorisations prévues par la loi, accepter tous dons et legs, traiter, transiger et compromettre, représenter l’Association dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires, décider de toute intervention en faveur d’un membre de l’Association ou de ses enfants et déléguer tout ou une partie de ses pouvoirs à un mandataire de son choix. L’énumération qui précède étant numérative et non limitative.
12.3. Le Conseil d’Administration décide au sujet de toutes affaires à moins que la Loi ou les statuts prescrivent une autre réglementation. Le Conseil d’Administration doit effectuer les décisions valables de l’Assemblée Générale.
12.4. Le Conseil d’Administration rédige le règlement d’ordre intérieur qu’il juge nécessaire et qui est soumis à l’approbation à l’Assemblée Générale.
13. Article 13. La délégation des pouvoirs
13.1. Le Conseil d’Administration peut déléguer tout ou une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs de ses membres ou tout autre personne qu’il désigne pour des objets déterminés seulement.
13.2. L’acceptation de la mission, du contenu de la mission et l’étendue de leurs compétences, de même que la cessation de fonction et / ou la révocation, sont reprises dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale.
13.3. Le Conseil d’Administration peut nommer un Bureau du Conseil autonome de ses membres. Ce Bureau du Conseil autonome soigne les affaires courantes et la correspondance quotidienne.
14. Article 14 – Cotisation
14.1. Le montant de la cotisation annuelle, à charge de tout membre, est fixé chaque année par l’Assemblée Générale. Il ne pourra dépasser 250,00 Euro par an.
14.2. Si un commissaire est désigné afin de contrôler la situation financière de l’Association, le compte annuel, etc., il doit être membre de l’institut des réviseurs d’entreprises. Il est nommé pour une période de trois ans et sa rémunération est déterminée par l’Assemblée Générale.
15. Article 15 – Comptabilité
15.1. L’exercice social commence le premier janvier et se clôture le trente et un décembre. Chaque année, le Conseil d’Administration est tenu de soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale ordinaire, les comptes de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant.
16. Article 16. Dissolution – Liquidation
16.1. Sauf les cas de dissolution de plein droit, la dissolution peut seulement être prononcée par l’Assemblée Générale et conformément aux dispositions de la Loi sur les Associations Sans But Lucratif.
16.2. En cas de dissolution volontaire de l’Association, l’Assemblée Générale qui l’aura prononcée, nommera, s’il y a lieu, les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et décidera de la destination des biens et valeurs de l’Association dissoute, après acquittement du passif, en donnant aux biens et valeurs qui ne feraient pas retour à ceux qui les auraient transférés ou donnés ou à leurs ayants droits, une affectation se rapprochant autant que possible de l’objet en vue duquel l’Association a été créée.
17. Article 17 – Statuts – Modification de statuts – Approbation
17.1. Pour tout ce qui n’est pas prévu aux présents statuts, les parties déclarent se référer aux dispositions de la Loi sur les Associations Sans But Lucratif.